Protocole de communication en entreprise : encadrer l'usage du téléphone au volant

L'engagement n°1 pour les entreprises engagées pour la sécurité des salariés sur la route :Nous limitons aux cas d'urgence, l'usage du téléphone

45% des entreprises ayant établi un protocole de communication interdisent strictement l'utilisation du téléphone en conduisant.

23% des entreprises sanctionnent l'utilisation du téléphone en conduisant.

Sommaire

Qu'est-ce qu'un protocole de communication ?,
Pourquoi ce document est indispensable
La responsabilité de l'employeur en son absence
Que doit contenir un protocole de communication
Les bonnes pratiques
Où l'inscrire : DUER, règlement intérieur, livret d'accueil
Les étapes pour créer son protocole
Questions fréquentes (FAQ)

Qu'est-ce qu'un protocole de communication ?

Définition : document formel par lequel l'entreprise fixe les règles d'usage du téléphone (et plus largement des outils de communication) par les salariés en situation de conduite

Positionnement : ce n'est pas une simple recommandation orale, mais un document écrit, diffusé, et idéalement intégré aux documents obligatoires de l'entreprise (voir section 7)

Distinguer clairement : interdiction totale vs limitation aux cas d'urgence — les deux approches existent, avec des taux d'adoption différents

Ce document est indispensable

Pourquoi un protocole de communication est indispensable

Le risque réel : chiffres sourcés et datés sur l'implication du téléphone dans les accidents mortels et sur la multiplication du risque

Le risque spécifique de l'usage professionnel : contrairement à un usage personnel, l'appel professionnel crée une pression supplémentaire (attente de réponse rapide, hiérarchie, client), ce qui aggrave le risque de décrocher en conduisant

Une fausse sécurité : rappeler que le kit mains libres n'est pas interdit par le Code de la route, mais reste dangereux (distraction cognitive persistante même sans manipulation physique) — point déjà présent sur la page source, à conserver et développer, car c'est une idée reçue très répandue et un bon candidat à un extrait de recherche

La responsabilité de l'employeur

Ce que risque l'entreprise sans protocole de communication

L'employeur a l'obligation de sécurité de résultat (article L4121-1 du Code du travail)
Si un salarié a un accident alors qu'il était en communication avec l'entreprise au moment des faits, la responsabilité pénale de l'employeur peut être directement engagée, enquête après accident) et le lien avec la notion de faute inexcusable en cas d'accident du travail ou de mission
sans protocole écrit, l'entreprise ne peut pas démontrer qu'elle avait pris les mesures de prévention nécessaires . C'est le document lui-même qui sert de preuve de diligence en cas de contentieux

Que doit contenir un protocole de communication

Que doit contenir un protocole de communication ?
Contenu concret, quasiment absent de la page source, à construire en points structurés :
L'engagement de principe (interdiction totale ou limitation aux cas d'urgence — expliciter les deux options et leurs implications)
Les modalités autorisées le cas échéant (kit mains libres, uniquement à l'arrêt sur un lieu sécurisé)
La procédure en cas d'appel entrant pendant la conduite (déviation vers messagerie, message d'attente informant l'appelant)
Les cas d'urgence explicitement définis (et qui les caractérise)
L'échelle de sanctions en cas de non-respect (rappeler la donnée existante : seules 23 % des entreprises sanctionnent réellement — un protocole non assorti de sanctions perd beaucoup de sa portée)
Les modalités de diffusion et de signature/accusé de réception par les salariés
La périodicité de rappel (a minima annuelle)

Créer le protocole de communication

Comment créer son protocole de communication en 5 étapes
Évaluer l'exposition réelle des salariés conduisant dans le cadre professionnel, à quelle fréquence, avec quel usage du téléphone constaté ou déclaré
Choisir le niveau d'engagement : interdiction totale ou limitation aux cas d'urgence, en cohérence avec les métiers concernés (commerciaux itinérants, livreurs, cadres en déplacement…)
Rédiger et faire valider le document, en associant si possible le CSE, pour en renforcer la légitimité et l'appropriation
Diffuser et intégrer aux documents existants : DUER, règlement intérieur, livret d'accueil (voir section 7)
Sensibiliser et faire vivre le protocole dans la durée : campagne de communication au lancement, rappel annuel, ateliers de sensibilisation

Où l'inscrire

Où intégrer le protocole de communication ?
Expliquer la complémentarité des trois documents, actuellement juxtaposés sans être articulés sur la page source :
Le DUER recense le risque routier et donc l'usage du téléphone comme facteur de risque identifié
Le règlement intérieur donne une force disciplinaire à l'interdiction (base d'une sanction en cas de non-respect)
Le livret d'accueil — assure la diffusion et la prise de connaissance dès l'arrivée du salarié

Les bonnes pratiques

Démontrer l'impact négatif du téléphone en conduisant pour sensibiliser sur les dangers, les risques et les conséquences.

PREV2R vous propose de découvrir ses ateliers de sensibilisation sur les distracteurs et la conduite .

Dans un premier temps, une sensibilisation sur les dangers des distracteurs s'avère indispensable pour

démontrer le caractère distractif et dangereux du téléphone au volant,

faire prendre conscience des dangers réels pour le conducteur ou la conductrice mais également pour les autres usagers de la route. .

Faire dévier le téléphone du salarié conduisant sur la boîte vocale avec un message d'information pour l'appelant.


La Sécurité Routière propose l'application mode conduite pour se prémunir des dangers du smartphone au volant , téléchageable.

imposer l'utilisation du téléphone uniquement en phase de stationnement en un lieu adapté (parking, aire de repos) et en toute sécurité.

afficher un auto collant rappelant l'interdiction d'utiliser le télephone en conduisant,

Au minimum, une fois par an, il convient de faire une campagne de sensibilisation (affiches, flyers, etc.) pour les salariés.

De nombreuses informations sur le site de la Sécurité Routière

Foire aux questions

Le kit mains libres est-il autorisé au volant ?

Un protocole de communication est-il obligatoire légalement ?

Que risque un salarié qui ne respecte pas le protocole ?

Le protocole doit-il couvrir aussi les messages professionnels (SMS, messageries type Teams/WhatsApp) et pas seulement les appels ?

Faut-il faire signer le protocole par chaque salarié ?

Comment gérer les appels professionnels réellement urgents sans pousser le salarié à décrocher en conduisant ?